“Project Management”, Ilmu yang Wajib Dipelajari Generasi Millennial

Jakarta, 06 Januari 2019 – Program Naratas kembali hadir di awal tahun 2019. Setelah menghabiskan dua minggu waktunya dengan keluarga, peserta siap kembali mengikuti kelas yang kali ini bertemakan keterampilan bisnis yang bertempat di Ruang & Tempo, Jakarta Pusat. Pemateri kali ini ialah Kak Alia Prasetia, yang merupakan Management Associate di Citibank. Kak Alia mengenalkan kita pada pemahaman dasar dari praktik manajemen proyek, mulai dari definisi hingga cara untuk mengevaluasi suatu proyek. Kak Alia juga menegaskan, bahwa manajemen proyek sangat membantu untuk menentukan target dari proyek yang dikerjakan seperti kualitas, biaya dan waktu. Konsep ini juga akan membantu kita lebih mengerti dalam mengambil suatu keputusan dan bertindak, sehingga hal ini membuat manajemen proyek penting untuk dipelajari oleh peserta.

Dalam dunia kerja, seseorang membutuhkan kemampuan manajemen proyek untuk menjalankan perusahaan. Setiap tahun, perusahaan memiliki banyak kegiatan yang harus dilaksanakan dan membutuhkan perencanaan, pengalokasian dan pengelolaan yang baik agar menghasilkan keluaran yang maksimal. Dalam era globalisasi, manajemen proyek semakin penting karena batas-batas wilayah telah hilang dan perusahaan harus dapat bekerja dengan tim dari berbagai tempat di seluruh dunia.

Kak Alia menjelaskan 4 hal penting yang harus seseorang pahami untuk mengelola proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam manajemen proyek. Idealnya, suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (on-time) dengan anggaran dana yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (project-scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan sebelumnya (quality).

Peserta mendapat pemaparan mengenai 4 fase dalam siklus hidup manajemen proyek yaitu :

  1. Inisiasi Proyek (Project Initiation)
    Pada tahap ini, kita harus mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek yang akan dimulai. Selain itu, manajer proyek juga perlu merekrut tim proyek yang tentunya sesuai dengan pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek.
  1. Perencanaan Proyek (Project Planning)
    Pada tahap ini, manajer proyek harus menyusun dokumen perencanaan secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek untuk kegiatan proyek berlangsung.
  1. Pelaksanaan Proyek (Project Execution)
    Pada tahap ini, tim proyek akan melaksanakan seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi perencanaan.
  1. Penutupan Proyek (Project Closure)
    Pada tahap ini, hasil akhir proyek (project deriverables) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pihak kedua, kontak dengan berbagai pihak diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua yang berkepentingan dengan proyek ini (stakeholder).

Pada dasarnya, fase ini akan bervariasi tergantung pada industri yang terlibat, tetapi semua mengikuti langkah-langkah dasar yang sama.

Disamping itu, Kak Alia juga memberikan beberapa tips yang dapat membantu untuk mempersiapkan dan menata proyek agar berhasil diantaranya :

  1. Tetapkan tujuan yang jelas untuk proyek tersebut
    Coba lihatlah proyek secara keseluruhan dan tentukan apa yang ingin kita capai. Untuk memastikan tujuan tersebut dapat dicapai, perlu mengontrol biaya sesuai anggaran, menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu, dan mendapatkan sumber daya yang tepat terlebih dahulu.
  1. Identifikasi potensi risiko dan cara mengelolanya untuk mengantisipasi ketika masalah muncul
    Nyatanya, meskipun kita telah merencanakan semuanya sedetil mungkin, hal yang tidak terduga masih dapat terjadi. Misalnya, dalam hal risiko dari stakeholder.
  1. Buatlah agenda yang rinci
    Hal ini mencakup semua hal yang akan dibahas dalam proyek. Nantinya, agenda ini akan membantu semua orang yang terlibat dalam proyek akan fokus pada tugasnya masing-masing.
  1. Rayakan kesuksesan proyek
    Bagian ini biasanya dilakukan setelah pencapaian proyek selesai, karena setiap orang butuh suatu apresiasi. Sehingga penting untuk merayakan pencapaian dari tim proyek.

Di kelas manajemen proyek kali ini, Kak Alia juga memberikan peserta tantangan untuk menyelesaikan Project Charter dari suatu proyek. Peserta harus berperan sebagai seorang pengelola proyek dan mengisi bagian penting dari dokumentasi tersebut yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Melalui tantangan ini para peserta diharapkan mengetahui bagaimana proses singkat dalam membuat suatu proyek. Setelah melewati tantangan ini, para peserta memahami pentingnya mendokumentasikan proyek dalam manajemen proyek untuk menyelesaikan pekerjaan dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Para peserta diberikan materi mengenai manajemen proyek dari mentor kelas kali ini.

###

Tentang Ngariung.ID

Ngariung ID berupaya untuk menjadi wadah untuk nonoman Sunda mengenal, memahami, dan mencintai identitas mereka sebagai urang Sunda sehingga mau berkontribusi untuk masyarakat Sunda; bagi urang Sunda yang ingin berkontribusi kepada masyarakat Sunda sehingga semakin banyak inisiatif dapat terlaksana dalam memajukan masyarakat Sunda; untuk mengubah potensi tanah dan masyarakat Sunda menjadi prestasi yang dapat bermanfaat dan dinikmati masyarakat luas

Tentang Naratas

Naratas adalah sebuah program pengembangan diri dari Ngariung ID bagi anak muda yang bersedia mendedikasikan sebagian waktunya untuk berkontribusi kepada warga Jawa Barat. Tujuannya adalah mempersiapkan anak muda, selaku generasi penerus bangsa, dengan kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menciptakan perubahan di lingkungan sekitarnya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *